De la démo au suivi, 6 étapes.
Comment Repro Languedoc Solutions installe Zeendoc chez vous, avec vous.
01
L’audit de vos besoins
Un appel ou une démo pour comprendre vos documents et vos besoins.
Tout commence par un échange avec RLS, au téléphone ou pendant une démo. Nous voulons comprendre comment vos documents circulent aujourd’hui. Qui les reçoit, qui les valide, où ils sont rangés.
La démo vous montre Zeendoc en situation. Dépôt d’un document, classement, recherche, partage. Vous voyez ce que la GED change pour votre équipe avant de vous engager.
Pour préparer cet échange, quelques repères suffisent.
- Les documents que vous traitez, par exemple factures, contrats, bulletins de paie ou courriers.
- Le nombre de personnes qui les utilisent.
- Les logiciels déjà en place, en comptabilité ou en gestion.
- Vos échéances, en particulier la facture électronique.
02
Le paramétrage du classement
Nous définissons ensemble le classement et les droits d’accès.
Avant de numériser, il faut décider où chaque document va et qui peut le voir. Nous construisons avec vous l’organisation de Zeendoc. Les classeurs, les types de documents et les informations qui servent à les retrouver, comme le fournisseur, la date ou le montant.
Les droits d’accès suivent votre organisation. La comptabilité voit ses factures, les ressources humaines leurs dossiers, la direction ce dont elle a besoin.
Ce travail rend ensuite la recherche simple. Un document bien rangé se retrouve en quelques secondes.
03
La capture des documents
Scanner, copieur, e-mail ou glisser-déposer. Chaque document entre dans Zeendoc.
Vos documents entrent dans Zeendoc par plusieurs portes. Le glisser-déposer depuis votre poste, l’envoi par e-mail, l’imprimante virtuelle, le scanner ou le copieur, et l’application mobile pour photographier un justificatif.
Zeendoc lit le texte des documents, même scannés, grâce à la reconnaissance de caractères. Il reconnaît le type de document et en extrait les informations utiles, comme la date ou le montant.
L’équipement de bureau est notre métier d’origine. Selon son éditeur, Zeendoc est compatible avec l’ensemble des scanners et des copieurs. Nous vérifions avec vous que vos appareils alimentent la GED sans détour.
04
L’intégration à vos logiciels
Zeendoc se relie à votre comptabilité et à votre gestion.
Une GED rend plus de services quand elle échange avec vos autres outils. Zeendoc est compatible avec de nombreux logiciels de comptabilité et de gestion. Sage, EBP, Cegid, Ciel, ACD, Dolibarr, Pennylane, SAP Business One ou Microsoft Dynamics, entre autres.
Nous regardons avec vous comment votre logiciel échange avec Zeendoc, puis nous mettons le lien en place. Selon le logiciel, il s’agit d’un export comptable ou d’une synchronisation, comme avec Pennylane.
Pour la facture électronique, Zeendoc s’appuie sur des Plateformes Agréées partenaires, et sur Chorus Pro pour les factures adressées au secteur public.
05
La formation des utilisateurs
Un formateur RLS vous guide pas à pas, que vous débutiez ou non.
La formation Zeendoc de RLS s’adresse à tous les professionnels, qu’ils débutent avec la GED ou qu’ils la connaissent déjà. Elle est donnée par un formateur de notre équipe, qui connaît les questions de terrain et parle un langage clair.
- Une pédagogie orientée métier.
- Des mises en situation concrètes, sur les tâches de chaque jour.
- Le dépôt, le classement, la recherche et le partage des documents.
- Les circuits de validation et la signature électronique, si vous les utilisez.
Le but n’est pas de vous noyer sous la technique. C’est que Zeendoc vous fasse gagner du temps dès la première utilisation.
06
Le suivi dans la durée
Une équipe joignable à Mauguio après la mise en route.
Une fois Zeendoc en place, vos besoins évoluent. Un nouveau service à équiper, un circuit de validation à créer, la facture électronique à préparer. RLS reste votre interlocuteur, au 04 67 22 14 14 ou par e-mail.
Vous gardez un accompagnement humain, avec nos formateurs et notre support.
Parlons de votre projet.
Photocopieur, location, GED ou écran tactile. Un conseiller RLS étudie votre besoin et vous rappelle.
RLS, Fréjorgues Ouest, 149 rue Charles Lindbergh, 34130 Mauguio, près de Montpellier.