01Pourquoi décider du plan avant le premier dépôt ?
Le plan de classement se décide avant le premier dépôt, parce qu’il conditionne toutes vos recherches. Dans Zeendoc, une armoire contient des classeurs, et chaque classeur décrit ses documents par des index. Ajouter un classeur reste simple. Changer les index d’un classeur déjà rempli peut obliger à revoir les documents classés.
La création des classeurs et des index fait partie de notre paramétrage, lors de la mise en place. Ce tutoriel vous aide à préparer ce rendez-vous. Nous traduisons ensuite votre plan dans votre armoire.
02Étape 1. Faire l’inventaire de vos documents
Listez tous les types de documents que vous recevez ou produisez. Pour chacun, notez qui le crée, qui le consulte et combien vous en traitez par an. Ce volume compte aussi pour choisir l’offre, puisque Zeendoc tarifie au nombre de documents entrants.
- Factures fournisseurs, bons de commande, bons de livraison et avoirs.
- Factures clients, devis et contrats commerciaux.
- Contrats de travail, bulletins de salaire, demandes de congés.
- Notes de frais et justificatifs.
- Courrier entrant, modèles de documents, documents administratifs.
03Étape 2. Créer un classeur par grand flux
Un classeur regroupe les documents qui se recherchent avec les mêmes critères. L’armoire de démonstration de Zeendoc range ainsi ses classeurs par familles. Fournisseurs contient Fournisseurs et Demandes d’achats. Clients contient Clients et Contrats commerciaux. Ressources Humaines contient Dossier collaborateurs, Contrats de travail, Bulletins de salaire et Demande de congés. Administratif contient Courriers et Modèles de Documents.
Un test simple. Si 2 types de documents se cherchent avec les mêmes critères et sont lus par les mêmes personnes, ils peuvent partager un classeur. Sinon, séparez-les.
04Étape 3. Choisir les index de chaque classeur
Un index est un champ qui décrit le document et sert à le retrouver. Le classeur Fournisseurs de la démonstration en compte 8. Type de document, Fournisseur, Référence du document, Date du document, Date d’échéance, Montant HT, Montant TVA et Montant TTC. Selon Zeendoc, son IA lit justement 8 champs principaux sur les documents fournisseurs, ce qui évite la saisie.
- Gardez seulement les index sur lesquels quelqu’un cherchera vraiment.
- Préférez une liste de valeurs fermée pour le type de document, afin d’éviter les fautes de frappe.
- Prévoyez au moins une date et un tiers (client, fournisseur, salarié) par classeur.
- Ne recopiez pas le contenu du document. Zeendoc le rend interrogeable en plein texte grâce à l’OCR.
05Étape 4. Décider qui voit quoi
Zeendoc distingue 4 droits, la consultation, le téléchargement, la validation et la suppression. Pour chaque classeur, notez les profils qui ont besoin de chacun. Le détail de cette étape se trouve dans le tutoriel régler les droits de chaque profil utilisateur.
06Étape 5. Noter la durée de conservation de chaque type
Chaque type de document a sa propre durée légale de conservation. Faites-la valider par votre expert-comptable ou votre service juridique, puis inscrivez-la à côté du classeur. Selon l’éditeur, Zeendoc conserve l’original déposé sans le modifier, avec une empreinte et un horodatage au dépôt. Pour aller plus loin, lisez la page archivage à valeur probante.
07Le document à apporter à la mise en place
Un tableau d’une page suffit. Une ligne par classeur, et 5 colonnes. Les types de documents, les index, les profils et leurs droits, la durée de conservation, le volume annuel. Avec ce tableau, RLS paramètre votre armoire sans aller-retour et vos équipes trouvent leurs repères dès le premier jour.
