01Les 4 droits à répartir
Zeendoc gère les accès avec 4 droits, attribués par profil. Chacun répond à une question simple.
- Consultation. La personne voit-elle le document dans ses recherches ?
- Téléchargement. Peut-elle en sortir une copie de la GED ?
- Validation. Peut-elle approuver le document dans un circuit, par exemple en y apposant un tampon ?
- Suppression. Peut-elle retirer le document du classeur ?
Nous réglons ces droits dans votre armoire à la mise en place, puis à chaque demande. Votre rôle est de décider, nous nous chargeons du réglage.
02Étape 1. Lister les profils plutôt que les personnes
Raisonnez par fonction, pas par nom. Un profil regroupe les personnes qui ont les mêmes besoins. Quand quelqu’un arrive ou change de poste, il suffit alors de lui donner le bon profil.
- Direction.
- Comptabilité et finance.
- Achats.
- Commercial et administration des ventes.
- Ressources humaines.
- Assistanat et accueil.
- Expert-comptable externe, si vous lui ouvrez un accès.
03Étape 2. Construire la matrice profils et classeurs
Placez les profils en lignes et les classeurs en colonnes. Dans chaque case, notez les droits utiles parmi les 4. Partez du minimum. Il est plus facile d’ouvrir un droit oublié que de rattraper un document consulté par erreur.
Un repère utile. La suppression est le droit le plus rare. Réservez-la à 1 ou 2 personnes par classeur, qui savent ce qu’elles retirent et pourquoi.
04Étape 3. Traiter les classeurs sensibles à part
Certains classeurs contiennent des données personnelles. Contrats de travail, bulletins de salaire, dossiers collaborateurs, données de santé pour un cabinet. Limitez leur consultation au profil qui en a la charge. Le RGPD demande de ne donner accès aux données personnelles qu’aux personnes qui en ont besoin. Pour le reste, voyez la page sécurité et RGPD.
Le droit de validation suit votre circuit d’approbation. Une personne qui valide des factures doit voir le classeur des factures, mais pas forcément les autres. Le tutoriel créer un circuit de validation des factures détaille ce point.
05Étape 4. Revoir les droits à chaque mouvement
Un départ, une arrivée, un changement de poste. Chaque mouvement est l’occasion de vérifier les droits du profil concerné. Une revue complète une fois par an complète utilement ce réflexe.
Côté sécurité, Zeendoc indique chiffrer les données de chaque client et envoyer une alerte par e-mail après 3 échecs de connexion. Chaque document garde aussi son historique, accessible depuis le bouton Historique du document.
