01Ce que l’administration attend
L’administration distingue une difficulté réelle de démarrage d’une absence de préparation. Pour cela, elle regarde les démarches engagées, les difficultés rencontrées, les mesures transitoires et votre calendrier de retour à la normale, selon le guide pratique de la DGFiP.
02Les 9 types de preuves à conserver
Le guide cite notamment les éléments suivants.
- Le choix ou le contrat de votre Plateforme Agréée.
- Les échanges avec votre éditeur, votre expert-comptable, votre banque, votre plateforme ou votre prestataire.
- Le calendrier de raccordement, de paramétrage ou de déploiement.
- La liste des flux déjà traités en électronique et de ceux qui restent à stabiliser.
- Les tests réalisés ou programmés.
- Les tickets de support, messages d’erreur et notifications d’incident.
- Les mesures transitoires prises pour continuer à travailler.
- Les actions prévues pour régulariser les factures ou les données en retard.
- Les consignes internes données aux équipes de facturation, de comptabilité et de paiement.
Pour chaque facture traitée hors du circuit normal, gardez aussi la facture, la preuve de l’incident ou du rejet, et ce qui montre que vous avez évité les doublons.
03Si l’incident vient de votre prestataire
Une entreprise n’a pas vocation à être sanctionnée pour la seule défaillance d’un tiers, selon le guide. Elle doit pouvoir montrer qu’elle a signalé la difficulté, suivi sa résolution et organisé la régularisation. Conservez les tickets, les dates de signalement et les dates de résolution annoncées.
04Comment ranger ces preuves dans une GED ?
Une preuve introuvable ne prouve rien. La méthode la plus simple est de leur réserver un classeur, avec quelques index pour les retrouver.
- Créez un classeur dédié à la mise en conformité de la facture électronique.
- Définissez 4 index. La date de l’événement, le type de preuve, l’interlocuteur et le flux concerné.
- Déposez chaque e-mail, ticket ou capture d’écran au fil de l’eau, sans attendre.
- Limitez l’accès aux personnes qui pilotent le projet.
Dans Zeendoc, le document déposé n’est jamais modifié, et la recherche par index ou plein texte retrouve un échange en quelques secondes. La création du classeur et de ses index se fait avec RLS lors de la mise en place.
