01Pourquoi découper au surligneur ?
La marque de couleur évite de scanner les documents un par un. Zeendoc reconnaît le trait posé sur la première page et commence là un nouveau document. Ce mode de découpage est breveté par Zeendoc.
02Les étapes
- 1. Préparez la pile. Retirez agrafes et trombones, gardez les pages de chaque document dans l’ordre.
- 2. Marquez chaque début de document. Tracez un trait de surligneur sur la première page de chaque facture, à l’emplacement convenu lors de la mise en place.
- 3. Numérisez le lot en une fois. Placez toute la pile dans le chargeur du copieur ou du scanner, et lancez la numérisation vers Zeendoc.
- 4. Laissez Zeendoc découper. Il crée un document à chaque marque, retire les pages blanches et redresse les pages de travers.
- 5. Contrôlez le résultat. Ouvrez le classeur. Les documents apparaissent dans le bloc Derniers documents ajoutés. Comptez-les, il doit y en avoir autant que de traits tracés.
- 6. Vérifiez les index. Ouvrez quelques pièces et relisez le panneau Informations Générales, puis corrigez avec Modifier le classement si besoin.
Vous obtenez autant de documents que de traits, chacun lisible et cherchable par son contenu. Les originaux papier peuvent ensuite être rangés selon vos règles de conservation.
La couleur reconnue, l’emplacement du trait et le profil de numérisation du copieur se règlent à la mise en place. C’est le métier de RLS, qui installe et entretient copieurs et scanners. Faites un essai sur 3 ou 4 documents avant votre premier gros lot.
03Les 4 autres modes de découpage
Le surligneur n’est pas la seule méthode, Zeendoc en propose 5 au total. Le choix dépend de vos documents et de vos habitudes.
- Par séparateur, une feuille glissée entre 2 documents.
- Par tampon, apposé sur la première page.
- Par code-barres.
- Par reconnaissance des documents, quand Zeendoc identifie seul le début d’une pièce.
- Par marque de couleur, la méthode de ce tutoriel.
04Quel matériel utiliser ?
Selon l’éditeur, Zeendoc est compatible avec l’ensemble des scanners et copieurs du marché, et accepte tous les formats, du ticket de carte bancaire au A0. Nous le vérifions sur votre matériel. Si vous préférez ne rien numériser vous-même, Zeendoc propose aussi un atelier de numérisation qui traite vos archives. Le détail est sur la page capture et numérisation.
