01Le principe
Le publipostage fusionne un modèle de document avec les lignes d’un fichier Excel, et produit un courrier par ligne. Zeendoc présente cette fonction sur sa page publipostage. Dans l’armoire de démonstration, la famille Administratif contient un classeur Convocations/Publipostage et un classeur Modèles de Documents.
Les étapes ci-dessous décrivent la démarche. Nous vous montrons les écrans lors de la formation.
02Étape 1. Préparer le modèle
Rédigez le courrier une seule fois. À chaque endroit qui change d’un destinataire à l’autre, placez un champ, par exemple le nom, l’adresse, la date du rendez-vous. Rangez le modèle dans le classeur prévu pour les modèles, pour que toute l’équipe parte de la même version.
03Étape 2. Préparer le fichier Excel
- Une ligne par destinataire.
- Une colonne par champ du modèle, avec un en-tête clair.
- Aucune cellule fusionnée, aucune ligne vide au milieu.
- Une colonne pour l’adresse e-mail si vous envoyez par voie électronique.
Relisez 3 lignes au hasard avant de lancer la génération. Une colonne décalée produit 50 courriers faux en quelques secondes.
04Étape 3. Générer les courriers
Associez le modèle et le fichier Excel, puis lancez la génération. Ouvrez quelques courriers produits pour vérifier la mise en page et les champs remplacés.
05Étape 4. Envoyer et garder la trace
Depuis un document, le bouton Partager / Envoyer permet de l’envoyer. Zeendoc propose aussi l’envoi par lien sécurisé et des modèles d’e-mail. Pour un envoi papier, l’envoi postal existe en option. Rangez les courriers générés dans leur classeur, pour retrouver plus tard qui a reçu quoi.
