01Supprimer, un droit et non un réflexe
La suppression fait partie des droits que votre administrateur règle pour chaque collaborateur. Zeendoc distingue les droits de consultation, de téléchargement, de validation et de suppression. Si l’action n’apparaît pas pour vous, c’est que votre profil ne la prévoit pas.
Ce que devient un document supprimé dépend du réglage de votre armoire. Nous vous l’expliquons lors de la mise en place, avant votre premier grand tri.
02Les étapes avant de supprimer
- 1. Vérifiez qu’il s’agit du bon document. Ouvrez-le et relisez ses index dans le panneau Informations Générales.
- 2. Demandez-vous si un reclassement suffit. Un document rangé au mauvais endroit ou mal indexé se corrige avec Modifier le classement, sans rien supprimer.
- 3. Pour un lot mal découpé, préférez Copier / Découper. Vous obtenez les bons documents sans perdre la pièce de départ.
- 4. Consultez l’Historique du document. Vous voyez ce qui lui est arrivé depuis son dépôt.
- 5. Pensez aux durées de conservation. Une facture ou un bulletin de paie doit être gardé un temps minimum. Dans le doute, ne supprimez pas.
- 6. Supprimez seulement si votre profil le permet et si le document n’a pas à être conservé, puis prévenez les collègues concernés.
Vous obtenez une armoire propre sans risque de perdre une pièce utile. La plupart des erreurs de rangement se règlent par un reclassement plutôt que par une suppression.
03Ce que l’archive garde quoi qu’il arrive
L’original déposé reste protégé. Selon Zeendoc, il n’est jamais modifié, une empreinte est calculée au dépôt, et les utilisateurs travaillent toujours sur une copie. Sa suppression reste réservée aux profils qui en ont le droit. Un journal documentaire enregistre les dépôts, les modifications d’index, les téléchargements et les consultations, et un journal système suit les connexions et les droits. Le principe est détaillé sur la page archivage à valeur probante.
04Récupérer la version d’origine d’un document
Pour récupérer l’original d’un document encore présent, passez par la page Télécharger. Elle propose 2 versions. La version Zeendoc PDF, avec ou sans vos notes et tampons, et la version originale PDF, marquée Original certifié. Cette dernière est le fichier tel qu’il a été déposé, sans aucune annotation.
Pour un document qui a été supprimé, adressez-vous à votre administrateur ou à RLS. Nous regardons avec vous ce que permet votre paramétrage.
05Le cas des doublons
Un doublon se repère avant de se supprimer. Parmi les propriétés que Zeendoc permet d’exporter vers Excel figure un statut de doublon. Faites le point sur ces documents avec votre administrateur avant de faire du ménage.
