01Ce que Zeendoc propose pour les achats
Zeendoc couvre la demande d’achat jusqu’au paiement de la facture. Sa page procure-to-pay cite les formulaires de demande d’achat, les approbations en ligne, le suivi des contrats et des échéances, et des tableaux de bord. Dans l’armoire de démonstration, le classeur Demandes d’achats se trouve d’ailleurs dans la famille Fournisseurs, à côté des factures.
Nous créons le formulaire lors du paramétrage. Les formulaires sont une option dans les offres Bronze, Argent et Or. Voici ce qu’il faut décider avant.
02Étape 1. Choisir les champs du formulaire
Un bon formulaire tient sur un écran. Il demande ce qui permet de décider, et rien d’autre.
- Le demandeur et son service.
- L’objet de l’achat et sa justification en une phrase.
- Le fournisseur pressenti.
- Le montant estimé HT.
- La date de besoin.
- Le devis en pièce jointe, quand il existe.
03Étape 2. Définir le circuit d’approbation
Reprenez la même logique que pour les factures. Un approbateur par type de dépense, un seuil au-delà duquel la direction intervient, un suppléant pour les absences. Le tutoriel créer un circuit de validation des factures détaille cette cartographie.
Gardez les mêmes seuils pour la demande d’achat et pour la facture. Un achat approuvé à la demande ne devrait pas repasser devant 2 personnes de plus à réception de la facture.
04Étape 3. Classer la demande comme un document
Dans l’armoire de démonstration, les demandes ont leur propre classeur, Demandes d’achats. Décidez des index qui permettront de les retrouver, comme le demandeur, le fournisseur ou la date de besoin. Nous vous montrons comment les approbations s’y affichent lors de la formation.
05Étape 4. Rapprocher la demande, la commande et la facture
Selon Zeendoc, la GED rapproche automatiquement devis, bon de commande et facture, ce qui donne une piste d’audit fiable. Pensez donc à reporter une référence commune sur chaque pièce, par exemple la référence de commande. Sur l’export Excel d’un classeur fournisseurs de démonstration, cette colonne Référence de commande figure à côté de la référence du document.
