01Ce que fait le circuit de validation dans Zeendoc
Le circuit fait passer chaque facture devant la bonne personne, puis garde la preuve de sa décision. Selon la documentation de Zeendoc, le valideur prédéfini reçoit une notification pour apposer son tampon. Sur la fiche d’un document, le bloc Validation affiche le Responsable de validation. Les tampons, comme VALIDÉ ou PAYÉ, apparaissent sur la facture elle-même.
Nous paramétrons le circuit à partir des règles que vous fixez. Les étapes qui suivent vous aident à les décider.
02Étape 1. Cartographier qui valide quoi
Notez, pour chaque type de dépense, la personne qui l’approuve aujourd’hui. Ajoutez un seuil quand la règle change avec le montant.
- Frais généraux. Le responsable administratif.
- Achats de production. Le responsable des achats, puis la direction au-delà d’un seuil.
- Sous-traitance et prestations. Le chef de projet qui a passé la commande.
- Investissements. La direction.
03Étape 2. Désigner le valideur de chaque facture
Chaque facture doit avoir un seul responsable de validation à un instant donné. Prévoyez aussi un suppléant pour les absences, sinon les factures s’accumulent pendant les congés. Le valideur doit disposer du droit de validation sur le classeur concerné.
04Étape 3. Laisser la notification et le tampon faire le travail
Une fois la facture déposée et indexée, le valideur est prévenu. Il ouvre le document, le contrôle, puis clique sur Ajouter un tampon. Il peut aussi utiliser Ajouter une note pour poser une question, ou Ajouter un message pour échanger avec un collègue sans quitter le document.
Selon Zeendoc, la GED rapproche automatiquement devis, bon de commande et facture. Une astuce affichée sur l’accueil d’un classeur, La comparaison des montants, explique qu’un code couleur signale si le total des factures correspond au total des commandes.
05Étape 4. Prévoir les relances
Une facture en attente trop longtemps doit relancer son valideur. Zeendoc mentionne des alertes de relance ou de paiement. Fixez le délai au-delà duquel une relance part, en tenant compte de vos échéances de paiement fournisseurs.
06Étape 5. Garder la trace et passer à la suite
Chaque action reste attachée au document. Le bouton Historique du document montre qui a fait quoi. Une facture validée peut ensuite partir en paiement et en comptabilité, comme décrit dans le tutoriel exporter ses écritures vers son logiciel comptable.
