01Comment fonctionne le dépôt par e-mail ?
Vous envoyez ou transférez un message vers une adresse reliée à votre armoire, et Zeendoc traite la pièce jointe comme un dépôt. L’envoi par e-mail fait partie des 3 voies de dépôt prévues par Zeendoc, avec le dépôt direct et l’imprimante virtuelle. La redirection d’e-mails sert aussi pour une messagerie qui reçoit beaucoup de factures.
Nous réglons cette adresse avec vous lors de la mise en place.
02Les étapes
- 1. Choisissez ce qui arrive par e-mail. Factures fournisseurs, relevés, contrats signés. Listez les flux et le classeur qui doit recevoir chacun.
- 2. Obtenez l’adresse de dépôt. Votre administrateur ou RLS vous la communique, ou met en place une règle de redirection depuis votre messagerie.
- 3. Envoyez ou transférez le message. Le document doit être en pièce jointe. Pour un flux régulier, la redirection automatique vous évite tout geste.
- 4. Vérifiez l’arrivée. Ouvrez le classeur concerné. La pièce apparaît dans le bloc Derniers documents ajoutés, et le compteur Documents à indexer signale ce qui reste à compléter.
- 5. Contrôlez les index. Ouvrez le document, relisez le panneau Informations Générales, et utilisez Modifier le classement si une valeur est fausse.
Vous obtenez des pièces classées sans les avoir manipulées. Elles sont cherchables par leur contenu dès leur arrivée, comme tout document déposé.
03Organiser vos boîtes de réception
Le plus simple est de réserver une boîte dédiée aux factures et de la rediriger vers Zeendoc. Vos fournisseurs écrivent toujours à la même adresse, et plus rien ne se perd dans une messagerie personnelle. C’est un choix d’organisation, à valider avec RLS selon votre messagerie et vos volumes.
Pour les factures fournisseurs, Zeendoc présente aussi une collecte automatique. Nous vous la montrons lors de la démonstration.
04Les autres façons d’alimenter Zeendoc
Pour un fichier déjà sur votre poste, le plus rapide reste le glisser-déposer. Pour du papier, passez par un copieur ou un scanner, voir découper un lot scanné au surligneur. Une imprimante virtuelle permet aussi d’envoyer vers Zeendoc tout ce que vous pouvez imprimer depuis votre ordinateur.
