01Le principe en une phrase
Vous déposez, Zeendoc lit et classe, vous contrôlez. Zeendoc accepte tous les types de documents numériques et propose 3 voies pour les recevoir, le dépôt direct, l’envoi par e-mail et l’imprimante virtuelle de votre ordinateur. Le glisser-déposer est la plus simple pour un fichier déjà sur votre poste.
02Les étapes du dépôt
- 1. Ouvrez le bon classeur. Choisissez-le dans la liste qui se déroule en haut à gauche, par exemple Fournisseurs pour une facture d’achat.
- 2. Lancez le dépôt. Cliquez sur Dépôt de documents, en haut à droite. Avec le nouveau tableau de bord, le bloc Dépôt rapide fait la même chose depuis l’accueil.
- 3. Faites glisser le fichier. Prenez-le dans votre explorateur ou sur votre bureau et lâchez-le dans Zeendoc. Vous pouvez déposer plusieurs fichiers à la suite.
- 4. Laissez Zeendoc lire le document. Il lit tout le texte, même sur un scan, puis analyse la structure de la pièce pour la classer selon votre plan de classement.
- 5. Contrôlez le classement. Ouvrez le document. Le panneau Informations Générales affiche les index retenus, comme le type de document, le fournisseur, la référence, les dates et les montants HT, TVA et TTC.
- 6. Corrigez si besoin. Si une valeur est fausse ou manque, cliquez sur Modifier le classement, rectifiez, puis enregistrez.
Vous obtenez un document classé, que vous retrouvez par ses index ou par n’importe quel mot de son contenu. Sous les index, la mention Indexé et un tampon d’horodatage avec la date d’archivage confirment que le dépôt est terminé.
Le bloc Mon classeur affiche un compteur Documents à indexer. Jetez-y un œil après un dépôt groupé. Il indique les pièces dont le classement reste à compléter.
03Ce que l’intelligence artificielle remplit pour vous
Sur les factures fournisseurs et les notes de frais, l’IA de Zeendoc remplit 8 champs principaux, selon l’éditeur. Le type de document, le fournisseur, la référence, la date de facture, la date d’échéance, le montant HT, le montant de TVA et le montant TTC. Zeendoc annonce 95% de détections correctes, avec un modèle développé en interne et hébergé en France. Un contrôle humain reste utile, surtout les premières semaines. Le détail est sur la page lecture automatique par IA.
04Ce que devient le fichier déposé
Le fichier d’origine est conservé tel quel, et vous travaillez sur une copie. Selon Zeendoc, le document est converti en PDF/A, une empreinte est calculée au moment du dépôt, et l’original stocké n’est jamais modifié par les actions des utilisateurs. C’est ce qui donne sa valeur à l’archive, détaillée sur la page archivage à valeur probante.
