01Ce qu’il vous faut
Il vous faut une licence Microsoft 365 et la liaison activée entre Zeendoc et Microsoft 365. Zeendoc s’appuie sur la licence de votre entreprise, il ne la fournit pas. L’activation se fait à la mise en place. Selon Zeendoc, la connexion peut aussi passer par Microsoft Entra ID, l’ancien Azure AD.
02Les étapes
- 1. Retrouvez le fichier. Lancez une recherche dans le classeur et ouvrez le document Word, Excel ou PowerPoint.
- 2. Lancez l’édition en ligne. Le fichier s’ouvre dans l’application Microsoft correspondante, dans votre navigateur.
- 3. Modifiez. Vous travaillez comme dans Word ou Excel. Selon Zeendoc, plusieurs collègues peuvent collaborer sur le même document.
- 4. Enregistrez. La nouvelle version est gardée dans Zeendoc, sans téléchargement ni nouveau dépôt.
- 5. Consultez les versions si besoin. Chaque utilisateur autorisé voit la dernière version enregistrée et peut récupérer les versions précédentes, y compris celles créées par d’autres.
Vous obtenez un document à jour, au même endroit, sans copie qui traîne sur un poste ou dans une messagerie. L’historique des versions remplace les fichiers nommés V2, V3 ou Final.
03Et le document d’origine ?
L’original déposé n’est jamais modifié, selon Zeendoc. Quand vous consultez ou modifiez un document archivé, vous travaillez sur une copie. Les actions des utilisateurs n’atteignent pas l’original stocké, ce qui préserve son intégrité comme preuve. Le principe est détaillé sur la page archivage à valeur probante.
04Partager le fichier pendant le travail
Pour faire relire un document par une personne extérieure, envoyez un lien plutôt qu’une pièce jointe. Selon Zeendoc, ces liens portent des droits fins, une date d’expiration et un journal d’accès. Le pas à pas est dans partager un document par lien sécurisé.
