01Pourquoi un lien plutôt qu’une pièce jointe ?
Un lien garde le document dans Zeendoc, sous votre contrôle. Il évite les versions multiples qui circulent par e-mail. Selon Zeendoc, les liens de partage portent des droits fins, une date d’expiration et un journal d’accès. Vous pouvez modifier les droits à tout moment.
02Les étapes
- 1. Retrouvez le document. Lancez une recherche puis ouvrez-le depuis sa ligne.
- 2. Cliquez sur Partager / Envoyer, dans le panneau d’actions à droite du document.
- 3. Choisissez le type de partage. Un collègue de l’entreprise, un client ou un partenaire, ou un lien unique utilisable par une personne sans compte Zeendoc.
- 4. Définissez les droits. Selon Zeendoc, vous réglez ce que le destinataire peut faire, comme lire seulement, et une date d’expiration du lien.
- 5. Envoyez. Si votre entreprise a préparé un modèle d’e-mail, utilisez-le pour garder un message homogène.
- 6. Suivez. Zeendoc garde la trace de qui a consulté, téléchargé ou commenté le document.
Vous obtenez un partage maîtrisé. Le destinataire ouvre le document depuis le lien, et vous savez s’il l’a fait.
03Partager plusieurs documents à la fois
Pour envoyer un lot, sélectionnez les documents dans la liste de résultats. Cochez la case de chaque ligne, ouvrez le menu de sélection en haut de la liste et choisissez Partager / Envoyer. C’est pratique pour transmettre toutes les pièces d’un dossier à un partenaire.
04Les autres façons d’envoyer
Pour vous envoyer un document à vous-même, la page Télécharger propose Recevoir par e-mail. La même page permet d’étendre le téléchargement aux documents liés. Pour vos factures clients, Zeendoc prévoit l’envoi par lien sécurisé et le suivi des diffusions, détaillés dans la facture électronique avec Zeendoc. Pour faire signer un document, passez par la signature électronique.
