01Pourquoi un PDF ne suffit plus ?
Un PDF envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique au sens de la réforme. Selon la DGFiP, une facture électronique porte 34 données structurées obligatoires, lisibles par une machine. Factur-X est l’un des formats admis. Il réunit le PDF lisible par un humain et un fichier XML qui contient ces données.
Les PME, TPE et micro-entreprises devront émettre leurs factures sous forme électronique à partir du 1er septembre 2027. Les grandes entreprises et les ETI y sont tenues depuis le 1er septembre 2026.
02Étape 1. Choisir le mode de conversion
Zeendoc propose 3 modes, CSV, Avancé et Avancé IA. Le bon choix dépend de la façon dont votre logiciel produit ses factures.
- Notez le nom et la version du logiciel qui produit vos factures.
- Vérifiez s’il sait exporter les données de facturation dans un fichier CSV.
- Préparez 3 factures représentatives, dont un avoir, pour un essai.
Avec ces éléments, RLS vous indique le mode adapté et le teste avec vous sur vos factures.
03Étape 2. Convertir à l’unité ou par lot
Une facture urgente se convertit seule. Une fin de mois se convertit par lot. Zeendoc annonce une conformité aux normes EN 16931 et ZUGFeRD pour les fichiers produits.
Partez du PDF produit par votre logiciel de facturation, et non d’un scan. Nous testons la conversion avec vous sur vos propres factures.
04Étape 3. Vérifier la facture convertie
Contrôlez les données extraites avant tout envoi. Le numéro de facture, les dates, les montants HT, TVA et TTC, le SIREN de votre client. Vérifiez aussi les 4 nouvelles mentions, le SIREN du client, la catégorie de l’opération, l’option pour la TVA sur les débits le cas échéant, et l’adresse de livraison si elle diffère.
05Étape 4. Envoyer par une Plateforme Agréée
Convertir ne veut pas dire émettre. À partir de votre échéance, une facture électronique doit transiter par une Plateforme Agréée. Zeendoc n’est pas une Plateforme Agréée. C’est une solution compatible, partenaire de 2 plateformes immatriculées, Doxallia et Esalink. L’offre Nano affiche une Plateforme Agréée incluse, c’est-à-dire le service d’une de ces plateformes partenaires. Laquelle sert votre compte, RLS vous le confirme. Pour le reste, voyez la page facture électronique.
