01Cas 1. La facture est rejetée par une plateforme
Un rejet est un incident technique à corriger. Il peut venir d’une erreur de format, d’une donnée obligatoire absente ou incohérente, d’une partie mal identifiée ou d’une difficulté de routage, selon le guide de la DGFiP.
- Identifiez la cause du rejet dans le message reçu.
- Si l’erreur vient de vous, corrigez la facture et transmettez-la de nouveau par le circuit électronique.
- Si elle vient du routage ou des données de réception, voyez avec votre plateforme, votre prestataire ou votre client.
- Conservez le message de rejet, la correction et les échanges.
Si le client a besoin de la facture sans attendre, vous pouvez lui en transmettre un double par un autre canal, clairement rattaché à la facture initiale.
02Cas 2. L’acheteur refuse la facture
Le refus n’est pas une anomalie technique. C’est un statut posé par l’acheteur, obligatoirement motivé. Il n’est possible que pour les motifs prévus par la norme, une non-conformité réglementaire non détectée par la plateforme, une facture mal adressée, ou le non-respect de conditions contractuelles qui empêche son traitement. Un simple litige commercial ne le justifie pas.
Si le refus est fondé, corrigez et émettez une nouvelle facture avec un nouveau numéro, pour éviter toute confusion avec la facture refusée. Si vous contestez le refus, ne créez pas automatiquement d’avoir ou de nouvelle facture. Discutez avec l’acheteur et documentez la suite donnée.
03Cas 3. Votre client n’a pas de Plateforme Agréée
Un client qui n’a pas choisi de plateforme n’apparaît pas dans l’annuaire. Votre plateforme vous informe que la facture a été rejetée ou n’a pas pu être délivrée. À titre exceptionnel, la facture peut alors être transmise par e-mail ou par courrier, selon la FAQ de la DGFiP, sans conséquence sur l’exigibilité de votre créance ni sur le paiement.
Avant d’en arriver là, vérifiez le SIREN, le SIRET et l’établissement destinataire utilisés, puis confirmez avec votre client ses informations de réception. Gardez une trace de cette démarche.
04Le double envoi, avec méthode
Un double envoyé par un autre canal porte une mention duplicata, copie ou copie de continuité, ou une indication équivalente dans le message d’accompagnement. Il n’est envoyé que si les statuts montrent que la facture n’est pas parvenue. Quand le flux électronique fonctionne, n’envoyez pas de double systématique.
